Conservazione documenti
Come è noto, l’art. 2220 del Codice Civile sancisce l’obbligo di custodia e conservazione, da parte dell’imprenditore commerciale, di tutti i documenti e delle scritture contabili per un determinato periodo di tempo, al fine di consentire una esauriente ricostruzione e documentazione dei fatti aziendali in caso di insorgenza di controversie fiscali, societarie o commerciali.
Il termine ordinario di conservazione della documentazione, compresi gli eventuali supporti meccanografici, elettronici o simili, così come stabilito dal primo comma del succitato articolo, è di dieci anni decorrenti dalla data dell’ultima registrazione, ossia:
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dalla data dell’ultima annotazione per i libri contabili;
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dall’ultimo verbale e dall’ultima scrittura per il libri sociali e per il libro degli inventari;
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dalla data, in caso di fattura.
Risultano pertanto soggetti all’obbligo di custodia e conservazione decennale:
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il libro giornale, il libro degli inventari, il libro beni ammortizzabili, i registri I.V.A. e le scritture contabili (comprese le schede di mastro);
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le fatture, le lettere, le email, i fax, i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle email, dei fax e dei telegrammi spediti;
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i contratti e gli atti stipulati e sottoscritti, le note spese, gli estratti conto;
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libro soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze delle assemblee, del consiglio di amministrazione (o del consiglio di gestione), del collegio sindacale (ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione), del comitato esecutivo, dell’assemblea degli obbligazionisti, libro degli strumenti finanziari (libri obbligatori per le società per azioni);
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libro soci, libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale o del revisore (libri obbligatori per le società a responsabilità limitata).
Il termine ordinario decennale di conservazione viene tuttavia ad esser derogato qualora siano pendenti cause o accertamenti non ancora definiti, nel qual caso il termine l’obbligo di conservazione permane fino alla definizione della vertenza stessa.
Dal punto di vista fiscale, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta.
A tal riguardo occorre verificare se la società in esame è interessata da qualche accertamento per gli anni precedenti.
Se vi sono accertamenti in corso, notificati nei termini, la conservazione delle scritture contabili è, dunque, obbligatoria, come detto, fino a che gli stessi non siano definiti, ed eventualmente, anche oltre il termine massimo di dieci anni stabilito dall’articolo 2220 del codice civile.
Nell’ipotesi, invece, che la società non sia soggetta ad accertamenti, la documentazione va comunque conservata ai fini fiscali sino allo scadere del periodo entro il quale è possibile effettuare l’attività di controllo.
Mette conto evidenziare che gli avvisi di accertamento, ai fini reddituali, devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione. Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di presentazione di dichiarazione nulla, l’avviso di accertamento può essere notificato fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata.
Da ultimo si ricorda che le fatture relative all’acquisto di beni ammortizzabili (ancora presenti in azienda) devono esser conservate fino alla scadenza del termine per l’accertamento dell’anno d’imposta in cui si è verificata la dismissione del cespite.